内定辞退の伝え方 メール・電話別の断り方やマナーを例文付きでご紹介

【1】内定辞退の連絡はいつまでに誰に伝えるべき？

就職活動や転職活動で内定をもらえた際、「内定辞退したい」または「回答を延期したい」ケースが出てくるでしょう。

結論から言うと、内定辞退は可能です。
一般的には、1週間ほど猶予を設ける企業が多いため、猶予期間中に回答すれば問題ありません。

とはいえ、内定辞退は企業の採用計画に大きな影響を与えるため、辞退を決めたら速やかに採用担当者に伝えるのがマナーです。

では、辞退の意思をどのように伝えたら良いのか、詳しく見ていきましょう。

1-1内定辞退の連絡はなるべく早めに採用担当者へ

内定通知をもらうと、入社意思の回答期限が指定されます。
企業によって回答期限は異なりますが、2日～1週間程度を指定する企業が多いです。

遅くとも解答期限までに、企業側に内定を「承諾」または「辞退」の意思を伝えれば問題ありませんが、意思が決まったらできるだけ早く意思を伝えましょう。

また、1週間以上回答期限が設けられている場合でも、内定通知を受け取ってから1週間以内に連絡するのがマナーです。

他の応募者との兼ね合いはもちろん、採用計画のスケジュールもあるため、回答を保留にしている限り企業の動きは制限されます。
求職者側としても、意思が固まっているなら早めに区切りをつけたほうが良いでしょう。

内定辞退する場合は、窓口になってくれた採用担当者に直接伝えます。
ただし、エージェントを利用している場合は、採用企業ではなくエージェントの担当者に連絡してください。

採用担当者やエージェント以外でお世話になった人がいる場合は、そちらにも個別で連絡を入れると好印象です。

1-2メールでも良いが電話の方が確実

内定辞退の連絡は、メールでも電話でも差し支えありません。しかし、内定辞退の意思は確実かつ迅速に伝える必要があるため、電話で伝えたほうが適切です。

メールで連絡する場合のメリットとしては、記録が文面で残る点や担当者の仕事の邪魔にならない点などが挙げられます。

一方、担当者がメールに気づかないことがある点や、誠意が伝わりづらい点などがデメリットとして挙げられます。

電話の場合、相手に直接意思を伝えられるため誠意が伝わりやすく、より丁寧な印象を与えられます。
ただし、担当者が不在の場合はメールでも構いません。

なお、企業に電話する際は、営業時間内にかけるのがマナーです。
始業や終業間際、お昼時は忙しい傾向にあるので、午前11～12時と14時～15時前後が適しています。

メールの場合も、早朝や深夜は控えるのがマナーです。

1-3回答期限を延長したい場合も早めの連絡がおすすめ

「回答期限までに他社の合否連絡が来ない」などの事情で回答期限を延長したい場合は、採用担当者に理由と希望する期間を伝えて相談しましょう。

企業によって異なりますが、一般的には数日～1週間ほどの延長なら認められることが多いです。

回答期限の延長は、できる限り早く採用担当者に申し出ましょう。期限間際になって延長希望を申し出た場合、内定企業から悪い印象を持たれる恐れがあります。

回答期限の延長を申し出る際は、

など、理由を明確に伝えることが大事です。

「どんな理由で」「どのくらい延長したいのか」が分かれば、企業側も回答期限の延長を承認しやすくなります。延長交渉時に入社意欲があることをきちんと伝えると、内定企業に好印象を与えられます。

ただし、あまりに長い場合や内定企業の状況によっては、延長してもらえないこともあるため、注意が必要です。

また、内定企業に迷惑をかけないためにも、選考中の他社に事情を説明して早めに合否通知を出してもらえないか働きかける配慮も必要でしょう。

1-4内定承諾後も辞退できる？

企業からの内定を承諾した後に、辞退する必要に迫られる場合もあるでしょう。

内定承諾に法的拘束力はありません。
入社の承諾によって労働契約が結ばれたことにはなりますが、民法627条では「雇用の期間を定めなかったとき、解約申入れ日から２週間の経過をもって終了する」とされています。

したがって、たとえ内定承諾後であっても、辞退は可能です。

しかし、内定辞退は企業に迷惑をかけるだけでなく、求職者側にも不利益が生じるリスクがあります。本当に辞退すべきか、慎重に考えて行動することが大切です。

もし入社に不安があるなら、内定企業側に面談を持ち掛けてみるなどしても良いでしょう。

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【2】内定承諾後に辞退するリスク

内定承諾後の辞退は可能ですが、内定承諾は入社の意思表示です。

労働契約は当事者間の合意によって成立するため、口頭のみであっても成立します。つまり、内定承諾後の辞退は「労働契約の解約」にあたり、求職者側にもリスクが生じる可能性があります。

ここでは、そのリスクについて解説します。

2-1損害賠償を請求されるリスク

内定承諾は「入社の意思表示」にあたるため、労働契約の成立を意味します。
承諾後の辞退に法的問題はありませんが、企業側に損害が生じた場合、損害賠償を請求される可能性があります。

たとえば、内定者研修の費用や入社を前提に購入した備品、再募集のための広告費などが考えられます。

こうしたトラブルが拡散されると企業イメージが著しく悪化するため、内定辞退者に対して損害賠償請求をするケースは極めて稀です。

とはいえ、「リスクがゼロではない」ことは理解しておくべきでしょう。

2-2関連企業の選考に悪影響が出るリスク

通常、内定承諾後の辞退が他社の選考結果に影響を及ぼすことは、ありません。
しかし、内定辞退後に気持ちが変わって「入社したい」と思っても、選考を受け付けてもらえない可能性が高いです。

また、辞退した企業の関連会社（親会社や子会社、グループ会社）間では、求職者情報を共有している場合があるため、関連会社への選考に悪影響を及ぼす恐れがあります。

2-3求職者に心理的負担が生じるリスク

内定承諾後の辞退は、内定企業に大きな迷惑をかけることになります。

というのも、内定者獲得までの活動はもちろん、内定承諾後の入社準備にも多大な労力と時間がかかっており、人員計画にも狂いを生じさせるからです。

また、エージェントを利用していた場合には、企業とエージェントの信頼関係に傷がつく可能性があるため、エージェントにも大きな迷惑がかかります。

そのため、企業やエージェントから「今さら辞退したいと言われても困る」と説得されるかもしれません。

企業やエージェントの反応によって罪悪感が強まり、求職者に心理的負担が生じることもあるでしょう。

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【3】内定辞退の伝え方とポイント

さて、実際に内定辞退を伝えるには、どのようにしたら良いでしょう。ここでは、内定辞退の伝え方のポイントを解説します。

3-1内定辞退を伝える際の構成

内定辞退を伝える方法は電話かメールが主ですが、どちらの場合も次の5つのポイントを踏まえた構成で話すと、スムーズです。

1.お礼

まずは、内定をもらったことに対してお礼を伝えます。

2.辞退の意思表示

内定を辞退する旨を明確に伝えます。曖昧な表現や遠回しな表現はせず、はっきりと伝えることが大事です。

3.辞退する理由

一般的には内定辞退の理由を詳細に伝える必要はないとされています。「検討の結果」などでも差し支えありません。
ただし、具体的な辞退理由を尋ねられることもありますので、簡潔に話せる理由を準備しておくと良いでしょう。

4.お詫び

内定辞退をすることに対するお詫びの気持ちを伝えます。

5.締めくくり

締めくくりの言葉で終了します。

3-2内定辞退の理由の伝え方

一般的に、内定辞退の理由を詳細に伝える必要はありません。

しかし、採用担当者の立場からすると今後の採用活動の参考になり、内部での報告もスムーズになることから、辞退理由を知りたいものです。

辞退理由は話しづらいものですが、自分を評価してくれた企業に対して誠意を持った対応をするためにも、理由を簡潔に話せるよう準備しておきましょう。

全てを詳細に話す必要はありません。

たとえば、

• とても悩んだ結果、他社への入社を決めました
• 自分の適性とは合わないと考えました
• 自分の適性によりマッチする会社を選択しました

など、簡潔に伝えればOKです。

このとき、企業側が悪印象を抱かないよう伝え方に注意しましょう。

具体的には、

• 給与がよかったので他社にした
• 福利厚生が充実しているので他社に決めた

など、他社との比較や条件面を理由に挙げることも控えるべきです。

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【4】内定辞退の伝え方と例文【電話・メール別】

内定承諾をする前に辞退をするケースの伝え方と例文を、電話の場合とメールの場合に分けてご紹介します。

4-1メールでの伝え方と例文

メールで辞退を伝える場合、件名だけで内定辞退と理解できるよう工夫しましょう。
また、事前に電話をかけて採用担当者が不在だった場合には、本文中でその旨を伝えます。

4-2電話での伝え方と例文

電話で辞退を伝える際は、内定辞退の意思を明確に伝えるように話すことが重要です。曖昧な表現にならないよう、はっきりと意思を伝えてください。

また、辞退について担当者の了承を得ることも忘れてはいけません。

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【5】内定承諾後の辞退の伝え方と例文【電話・メール別】

ここでは、内定承諾後に辞退をするケースの伝え方と例文を、電話の場合とメールの場合に分けてご紹介します。

5-1メールでの伝え方と例文

5-2電話での伝え方と例文

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【6】こんな時はどうする？内定辞退でよくある不安と対処法

内定辞退の連絡は、誰でも心苦しく不安になるものです。
そこでここでは、不安を解消して冷静な状態で採用担当者に連絡できるよう、内定辞退の際によくある不安とその対処法を解説します。

6-1怒られたときの対処法

内定辞退の連絡をする際、「怒られたら嫌だな」というのは多くの人が感じる不安です。
しかし実際には、誠意を持って内定辞退の連絡をすれば、怒られることはほとんどありません。

それでも、たまたま機嫌が悪かったなどで、怒ったような対応をする担当者もいるかもしれません。
不機嫌な対応をされても、慌てずに、時間を割いてくれたお礼と内定辞退することへのお詫びを誠心誠意伝えましょう。

怒られてしまった際には、心の中で「辞退して正解だった」と考えましょう。

6-2引きとめられた時の対処法

採用担当者の立場からすれば、内定を辞退されるのは本意ではないため、引きとめられる可能性があります。

辞退を引き留められたときは、曖昧な返答をしないことが重要です。

「他社への入社を決めました」など、辞退することを明確に伝えましょう。
引きとめられて断りづらくなり、「もう少し考えてみます」などと先延ばしにしてしまうと、事態は悪化するばかりです。

また、稀に「辞退されると自分の評価が下がってしまう」といったように、泣き落としで引きとめようとする担当者もいます。
罪悪感を感じる必要はありませんので、きっぱりと辞退を伝えましょう。

6-3理由を追及されたときの対処法

内定辞退を伝える際、辞退の理由を追求されることはあります。特に内定承諾後の辞退の場合、理由を聞かれることが多いでしょう。

担当者が理由を問いただす意図は、以降の採用活動の参考にしたい場合や、辞退を引きとめたい場合などが考えられます。

「当社でもあなたのやりたい仕事はできるのでは」など、突っ込んだことを聞かれる場合もありますが、正直に答える必要はありません。
改めて辞退理由とお詫びを述べて、意志が固いことを伝えましょう。

6-4会社に呼び出されたときの対処法

たとえ内定承諾後の辞退であっても、来社を求めることはありません。
呼び出されるケースとしては、「なんとしても入社してほしい人材」と評価されている場合が挙げられます。

辞退を伝えた後、企業からの来社要請に応じる必要はありません。
ただし、自分自身の気持ちに迷いがある場合には、実際に足を運んで不安や懸念を率直に相談してみるのも手です。

来社要請を断る際は、「面談の機会までいただにもかかわらず、大変心苦しいのですが、このまま辞退させていただきます。」などと、お詫びを添えて意思の固さを伝えます。

6-5辞退できないと言われたときの対処法

「辞退できない」と言われるケースは、主に内定承諾後です。
しかし、内定辞退は法的に可能であり、たとえ内定承諾書を提出していても、入社を強要することはできません。

企業としても、入社意思がない人材を入社させたところで期待するパフォーマンスを得られない可能性が高いので、ほとんどは辞退を受け入れます。

万一、辞退を承諾してもらえない場合、労働基準監督署などに相談すると告げれば、承諾してもらえるでしょう。

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【7】内定辞退を防ぐために人事ができる対応は？

内定者は、入社に向けて様々な不安を抱えています。内定辞退を防ぐには、不安を払拭してあげることが重要です。
ここでは、内定辞退を防ぐために企業ができる取り組みや対応について、人事担当者向けに解説します。

内定辞退防止策については、
「内定者フォローとは？なぜ必要？事例や辞退防止のポイントまで解説」
「【これで防げる！】内定辞退の理由と対策を紹介」
の記事もあわせてご覧ください。

7-1会社の雰囲気が伝わる工夫をする

社内のリアルな雰囲気を伝えることは、内定者の不安の払拭につながり、内定辞退の防止に有効です。

選考段階では人事担当者とのコミュニケーションが多くなるため、他の社員と接することなく入社まで進むケースもあるでしょう。

内定者と既存社員が交流する場を設けるなどの工夫をすると、自社の雰囲気が伝わりやすくなりますし、社員に不安を相談することもできます。オンラインで懇親会を行ってもよいでしょう。

また、社内報の送付やSNSで近況を伝えるといった方法でも、会社の雰囲気を伝えられます。

7-2こまめなフォローを怠らない

内定後に会社からの連絡が途絶えてしまうと、内定者は大きな不安を感じるため、こまめなフォローを行いましょう。

入社前の段階でも、会社と内定者の接点が途絶えないよう、社員との懇親会や他の内定者との交流の場を設けるなどして、きめ細やかなフォローをすることが大事です。

しっかりとしたフォローの実施で、「自分は歓迎されている」という意識を内定者に感じてもらえます。

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【8】内定辞退を防止した事例

内定辞退の防止に取り組み、成果をあげている企業もあります。ここでは、その具体的な事例をご紹介します。

8-1サイボウズ株式会社

サイボウズ株式会社では、「サイボウズLive」というグループウェアを使って、内定者に対するきめ細やかなフォローを実現しています。

グループウェアで、自社紹介や内定者の紹介、連絡伝達などを行うことで内定者の企業理解を深め、内定者同士の交流も創出しています。

遠方に住んでいて直接顔を合わせることが難しい内定者に対しても、交流の場を提供できる点は、グループウェアの大きな利点です。

8-2株式会社ジェイック

ジェイックの内定者フォローは、電話やメール、社内報、Facebookなどを活用して、内定者が相談しやすい体制を整えているのが特徴です。

また、懇親会や内定者研修といったイベントに社員を積極的に参加させることで、内定者歓迎ムードを演出しています。
イベントでは、ビジネス意識を高めるプログラムを実施した後、内定者研修や経営計画発表会に参加してもらうことで、帰属意識の向上を図っています。

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【9】まとめ

内定者は、ストレスなくスムーズに辞退を伝えたいと考えるものですが、内定を出した企業は、内定辞退を防止したいと考えます。

不要なトラブルを避けるためにも、内定者は辞退の意思が固まったら速やかに連絡して明確に伝えることが大切です。
一方、企業側は定期的な連絡や懇親会などで内定者をフォローし、不安・疑問を解消しましょう。

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