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採用サイト制作を成功に導くRFP（提案依頼書）の作り方とは？
2024/3/18
こんにちは。求人広告代理店・採用代行の「株式会社ONE」です！
採用サイトの制作について、お悩みではありませんか。採用サイトの発注で失敗しないためには、RFP（提案依頼書）の作成が必要です。
この記事では、多くの求人サイト制作の経験を持つ私たちが、要件を制作会社にしっかり伝えるための必須ツール「RFP」について解説します。さらに、採用サイト制作におけるRFPの具体的な書き方も詳しくご紹介します。
ぜひご一読いただき、RFPを作る際の参考になさってください。
目次
RFPとはRequest For Proposalの略で、日本語に訳すと提案依頼書になります。採用サイトなどのコンテンツ制作を外部企業へ委託する際に、目的や要求を記した書類のことです。
ホームページ制作やシステム発注の際に用いるケースが多く見られます。ここでは、採用サイト制作に絞り、RFPを作成する目的について解説します。
RFPを作成する目的とは、制作会社にクオリティの高い提案をしてもらうことです。採用サイト制作を外部に委託する際に、現状の課題や要望を明確にして、客観的な視点から最適な制作会社を選ぶためです。
多くの企業がオンライン上でブランディング・マーケティング・PRに注力する中、それに伴い多くのWeb関連の制作会社が事業の領域を広げています。
しかし、一口に制作会社といっても、それらの企業は規模や得意分野がそれぞれ異なります。
そのため、
といった抽象的な要件だけでは、最適な制作会社を見極めるのは困難です。
自社のニーズに合った制作会社を選ぶには、できるだけ具体的な要件を明確にしたRFPを前もって作成することが不可欠です。
というのは、
こういった流れで制作会社を選定する方が、客観的な視点から自社の要件に合った発注先を見極められるからです。
RFPに制作条件が明記され、複数の会社からの提案を受けてから、客観的な基準に基づいて最適な発注先を選定できるというわけです。要件を具体的に示すことで、目標に合致したWebサイトを構築してくれる適切な制作会社を見つけられるでしょう。
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ここからは、
という視点から、RFPを作成する重要性について解説します。
採用サイトの目的は、求職者に採用情報をしっかりと届け、企業への理解を深めてもらうことです。採用サイトを更新しないと内容が現状とそぐわなくなり、意図したことがきちんと伝わりません。
情報が古いままであったり、採用コンセプトが変わったのにそのままであったりする場合、サイトの印象と実際の印象とのギャップが大きくなるため、内定辞退や早期離職にもつながりやすくなるでしょう。
優れた人材の獲得競争が激化する中、企業は必要な人材を確保するため、さまざまな対策を講じています。その中でも効果的な採用活動の一つは、魅力的な採用サイトを制作することです。
とはいえ、採用サイトも時代と共に更新される必要があります。採用サイトを最新の情報にアップデートすることは、求職者に対して最新の採用情報を提供し、企業に対する理解を深めるために不可欠です。
なぜなら、採用サイトが古い情報のままであったり、採用コンセプトの変更が反映されていなかったりする場合、求職者は企業の実際の姿とサイトの情報とのギャップに戸惑い、内定辞退や早期離職のリスクが高まる可能性があるからです。
採用サイトの更新を怠ると、企業の信頼性や魅力が低下し、人材確保が難しくなります。採用サイトは企業の顔となるため、定期的な更新は戦略的な採用活動に欠かせません。理想的な効果を得るためには、採用サイトを分析し改善し、時代に合わせて適切に更新することが重要です。
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RFPの作成には、
という５つのメリットがあります。
RFPは文書で自社の要望を明確に伝えるため、より自社の意図に沿った提案が上がってくる可能性が高くなります。
といった具体的な項目が入っているほど、制作会社からの提案の質は向上します。
採用サイトの制作において、しばしば生じる問題の一つが認識のずれです。デザインの最終イメージやシステムの要件、進行スケジュールなどが曖昧なまま進むと、発注後にトラブルが生じる可能性があります。
特に、口頭でのやりとりは文書化されていないため、双方とも発注前の記憶が曖昧であり、誰が誤解しているのか、判断が難しい状況となりかねません。
そのような問題を未然に防ぐ手段として、RFPが効果的です。RFPには通常、デザインやシステムの要件だけでなく、予算やスケジュールに関する重要な情報が含まれます。
RFPを作成し、これらの情報を事前に文書で明確にしておくことで、
といったさまざまなトラブルの回避が期待できます。
制作会社はクライアントからの要件が曖昧であるほど、見積もり金額を高めに提示する傾向があるようです。
反対に、クライアントとの円滑なコミュニケーションが期待できる場合は、見積りが安くなる可能性があります。
その理由は、クライアント側が準備をしっかりと行っていると、プロジェクトが円滑に進行しやすいと評価され、それによりディレクション費用や制作進行費などが安くなる場合があるからです。
また、修正の回数も減らせるため、制作に関する費用をカットできる可能性も高まるでしょう。採用サイトの制作費用はこちらの記事で、「採用サイトの制作費用は？料金ごとの特徴を徹底比較！」具体的な費用内訳や目的別の費用相場ごとに紹介しております。
制作会社からの提案を受けた後は、発注先を選定します。その際に判断の基準となるのが、RFPです。
担当者の個人的な好みや主観ではなく「制作会社の提案がどれだけRFPに適合しているか」で選定します。
特に、関係者が複数いる場合、好みに基づく判断は意見や主張が対立する原因となり得るため、RFPはより効果的に機能します。
また、RFPを一度作成しておくことで、複数の制作会社に同一品質の提案を依頼できます。
これにより、異なる制作会社に同時に同じ基準で提案を求めることができ、制作会社の実力や対応力を比較しやすくなります。
RFPに記された要件を満たす制作会社を評価しやすくなるため、優秀な制作会社の選定にもつながるでしょう。
採用サイトの制作には、社内のさまざまな人が関わります。経営陣・システム部・営業部などから、それぞれ要望があるかもしれません。それらの要望を口頭で調整するだけでは、社内の混乱が生じることもあるでしょう。
また、社内での要望を取りまとめるのに時間がかかり、それがプロジェクト全体の遅延につながるケースもあります。関係者が多い場合は、それぞれの要望をRFPにまとめ、プロジェクトの要件を明確にしておきましょう。
RFPを活用すれば社内の関係者の要望を取りまとめやすくなり、プロジェクトがスムーズに進行します。
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RFPには「絶対にこの項目を記載しなければならない」といったルールはありません。
したがって、制作会社の提案の質が向上しそうな項目は積極的に載せると良いでしょう。
一般的に、RFPには
といった項目を記載します。
簡単な挨拶文を入れ、採用サイトの制作を目的としたプロジェクトの全体像が分かる情報をまとめます。
正式な会社名や所在地など、自社に関する基本的な情報も記載するのが一般的です。
どのような背景で採用サイトの制作をすることに決まったのか、検討するに至った前提課題を制作会社に伝えます。
その際できるだけ深堀りし、
などを記載し、前提課題を明確にします。
採用サイトを制作することで、達成したい目標を記載します。
例えば、採用サイト経由で毎月5件の応募を獲得するなどです。
定量的な数字で示し、具体的なゴールを明確にすれば、その後の制作会社からの提案の解像度が上がります。
また、具体的な数字があることで、採用サイトの立ち上げ後に効果を検証しやすくなるでしょう。
採用サイトの制作ではサイトそのものだけでなく、関連するドキュメントといった、さまざまな成果物が作られます。
プロジェクトの成果物に関する認識のずれが原因で、発注元と制作会社との間でトラブルが生じるケースもあります。これを防ぐために、どのような成果物が必要であるかを具体的に事前に記載しておくことが重要です。
採用サイトの制作に関わる成果物には、
といったものが挙げられます。
機能要件とは、Webサイトの機能や運用に関する概要を定めたものです。
具体的には、
などです。
機能要件の詳細な明確化は、発注先が決まった後の要件定義段階で行われます。
しかし、RFPの段階でも必要となる機能が決まっているため、できるだけ機能案件を記載しておくことがおすすめです。たとえ抽象的な機能案件であったとしても、候補企業からの提案の精度が高まり、比較・検討が容易になります。
予算によって、制作会社が構築できるシステムや行える工数は大きく変わってきます。そのため、予算の範囲を示す必要があります。
また、予算をオーバーしてもクオリティの高い提案になる場合もありますので、「予算オーバーの場合は、その理由を提案書に明記してください。」といった注釈を設けておくと良いでしょう。
一方、RFPに相場とかけ離れた予算を記載すると、不必要に高い見積もりの提案が来たり、反対にまったく提案が得られなかったりするケースがあります。予算の相場が分からない場合は、RFPに予算を記載しないことを検討しても良いでしょう。
スケジュールは、プロジェクト全体のスケジュールと、発注先の選定スケジュールを記載しましょう。
発注先の決定から要件定義・制作・検収・オープンまでのプロジェクト全体のスケジュールを示します。
RFPには「◯年△月☓日までに完了」というように具体的な日付を記載しておきましょう。
発注先の選定スケジュールは、一般的に
といった順で進みます。
それぞれのステップの期間や期限を明記すると、スムーズに進むでしょう。
RFPを公開した後は、候補先からの提案を待ちます。
期限までに必要な情報を提出してもらうため、RFPには
といった情報を記載しましょう。
提案は発注先の選定までに制作会社と相談できる貴重な機会のため、できれば提案書の提出だけでなく、プレゼンまでしてもらうことがおすすめです。
採用サイトの制作には、さまざまな問題が発生することが考えられます。
例えば、
といったケースです。
このようなトラブルを防ぐためにも、RFPには契約に関する情報を記載する必要があります。
具体的には、
といったことに関する情報です。
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制作会社からクオリティの高い提案を引き出すには
という2点が不可欠です。
RFPを作る際は、この課題と要望が確実に伝わるように記載することが求められます。
課題と要望のほか
といった点も、意識すると良いポイントです。
RFPの作成は、情報量が多いため労力を要する作業です。十分な注意を払って作成することが望ましいですが、強弱をつけるとしたら焦点を絞る必要があります。
特に、提案書の中で最も重要な部分にあたる、課題と要望に重点を置いて明確に伝えることが必要です。課題と要望を適切に伝えれば、制作会社からより質の高い提案を引き出せるでしょう。肝心なポイントに焦点を当て、必要な情報を明確に整理すれば、効果的なRFPを作成できます。
完璧な仕上がりのRFPにこだわる必要はありません。分からない項目は飛ばしてもOKです。
RFPに記載すべき一般的な項目を紹介しましたが、不明な項目まですべてを詳細に書き出す必要はありません。肝心なのは「課題」と「要望」なため、これに焦点を当て、明確に伝えることが大切です。
制作会社から提案を受ける際には、発注側と制作会社の役割分担をRFPに記載するようにしましょう。
というのは、採用サイトの制作費を抑えたい場合、
といったケースもあるからです。といったケースもあるからです。
役割の範囲を明確にしておけば、依頼する制作会社も決めやすくなります。
RFPを作成したら制作会社に送る前に、内容をチェックする時間を持ちましょう。
社内の詳しい人や、外部のアドバイザーなどからフィードバックをもらうためです。
例えば、
といった項目について、不備がないかをチェックするのが良いでしょう。
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費用や時間をかけて取り組む採用サイトの制作で失敗しないためには、
といった、いくつか守るべきポイントがあります。
採用サイト制作において、起こりがちなトラブルは、「必要な情報を伝えていなかった」というケースです。特に、口頭でのやり取りは誤解が生まれやすく、「伝えたつもり」が確証とならないことがあります。
そのほか、電話やミーティングで情報を伝えたとしても、制作会社が意図と異なる提案を上げてしまうといったことも、よく見られるケースです。
これを防ぐためには、確実な手段として情報伝達のログを残すことが重要です。口頭でのコミュニケーションはメモに取りきれないこともあるため、書面のログは後々の確認や問題防止に役立ちます。
制作会社と発注者双方が、ミーティングや電話での情報共有の補完として、テキストでのログを残すことで、誤解や伝え漏れのない円滑なプロジェクト進行が期待できます。
採用サイト制作でのトラブルは、発注者が仕様変更を行うことにも一因があります。
実際の事例では、
といったトラブルも見られます。
こうした制作過程でのトラブルを防ぐには、要望をしっかりと落とし込んだRFP作成が重要です。採用サイト制作は家づくりと同じように、要望を具体的な設計に反映させる必要があります。
RFPは要望を明確に伝え、提案とのヒアリングを通じて認識の齟齬を解消する重要なステップとなります。作業が進む前に社内全体と決裁者による認識を共有し、制作途中で要望や仕様変更はしないようにしましょう。
制作会社を選ぶ際に気をつけたいのは、デザインを重視しすぎないことです。確かにデザインも、採用サイトを作る上で重要な要素の一つです。
しかし、多くの場合、デザインは後から変更に対応できます。そのため、デザインよりも、RFPに記載されている根本の課題が本当に解決されているかを見極めることが重要です。
最も良いデザインの制作会社に制作を依頼したら、採用に関する課題を解決するコンテンツの更新が非常に難しい仕様になってしまった、ということにならないように注意しましょう。
採用サイト制作の依頼先にお悩みの方は、「採用サイト制作会社27選！課題別に制作会社の選び方を紹介」で紹介しております。
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RFP（提案依頼書）とは制作会社から質の良い提案を得るための文書です。RFPの項目はすべて埋める必要はありませんが、課題と要望はできるだけ具体的に制作会社に提示すると、提案の質を上げられます。ポイントをおさえて作成すれば、制作会社の選定がスムーズに行えます。ぜひRFPを作成して、採用サイト制作を成功に導きましょう！
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